Integritetspolicy
Forefronts integritetspolicy beskriver hur och varför vi behandlar dina personuppgifter. För oss är det viktigt att du som potentiell eller befintlig kund eller samarbetspartner, potentiell medarbetare, eller besökare på någon av våra hemsidor m.m. får dina personuppgifter behandlade på ett säkert och korrekt sätt.
Denna policy omfattar Forefront Group AB (556755-2616) och samtliga svenska dotterbolag inom koncernen; Forefront Consulting AB (559486-4539), Forefront Act AB (559417-9607), Forefront Accelerate AB (556852-1529) och Forefront Amplify AB (559417-9391).
Respektive koncernbolag ansvarar för att personuppgifter behandlas på ett korrekt och säkert sätt i enlighet med gällande lag.
Samtliga bolag inom Forefronts koncern når du på följande kontaktuppgifter.
Forefront Group AB
Att: Dataskyddsansvarig
Holländargatan 13
111 36 Stockholm
E-post: gdpr@forefront.se
Här beskriver vi viktiga begrepp och definitioner som används i denna policy
Behandling
Åtgärd eller kombination av åtgärder som innebär att vi hanterar personuppgifter. Behandling av personuppgifter kan till exempel vara insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, eller ändring. Det kan också vara framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.
Berättigat intresse
När den personuppgiftsansvariges intresse att utföra behandlingen av personuppgifter bedöms väga tyngre än den registrerades intressen och grundläggande rättigheter och friheter.
Cookies/kakor
En kaka är en textfil som webbläsaren skapar när du besöker en hemsida.
Personuppgift
All information som kan identifiera en fysisk person som är i livet
Personuppgiftsansvarig
Fysisk eller juridisk person, myndighet eller organisation som har ansvaret att bestämma ändamål och medlen för personuppgiftsbehandlingen, alltså varför och hur personuppgifter ska behandlas.
Personuppgiftsbiträde
Fysisk eller juridisk person, myndighet eller organisation som har fått i uppdrag av den personuppgiftsansvarige att helt eller delvis behandla personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning på det sätt som den personuppgiftsansvarige bestämmer och lämnar instruktioner om.
Personuppgiftsbiträdesavtal
Avtal mellan den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet som hanterar ansvarsfrågor och säkerställer att parterna följer GDPR under avtalsperioden.
Registrerad
Den person (individ) vars personuppgift behandlas.
Rättslig grund
Giltigt skäl som krävs enligt GDPR för att behandla personuppgifter. De rättsliga grunder som finns i GDPR är samtycke, fullgörande av avtal, rättslig skyldighet, skydd av grundläggande intresse, uppgift av allmänt intresse samt intresseavvägning.
Vilken information samlar vi in och varför?
Vi samlar in och sparar personuppgifter om dig som kontaktperson hos våra kunder och potentiella kunder. Uppgifter som behandlas är exempelvis uppgifter såsom namn, e-post, titel, telefonnummer samt annan beställarinformation, kommunikation eller information som är kopplad till ett visst uppdrag eller avtal.
Syftet är att kunna fullfölja avtal, upprätthålla en effektiv affärsrelation med våra kunder och potentiella kunder samt för att uppfylla rättsliga krav avseende bokföring och arkivering.
Den lagliga grunden som vi stödjer oss på för den här behandlingen är fullgörande av avtal (fullfölja våra åtaganden) och berättigat intresse (upprätthålla affärsrelationen) samt rättsliga förpliktelser (bokföring och skatter).
Du som söker en tjänst hos Forefront kommer i och med ansökan att delge oss information om dig som vi behöver för att kommunicera med dig gällande tjänsten och rekryteringsprocessen. De uppgifter som vi behandlar inkluderar bl.a. adress, telefonnummer, CV, titel, personligt brev, utbildningsmeriter, tidigare anställningar och erfarenhet samt i förekommande fall foto och personnummer och övriga ansökningshandlingar.
Om en rekryteringsprocess avslutas utan att det leder till anställning, sparar vi – om du samtycker därtill – dina personuppgifter i vår databas för att vi ska kunna höra av oss om intressanta tjänster som vi tror skulle kunna passa dig i framtiden.
Behandlingen av personuppgifterna sker för att Forefront ska kunna genomföra rekryteringsprocessen och i förlängningen kunna erbjuda dig anställning.
Den lagliga grunden som vi stödjer oss på är berättigat intresse (under rekryteringsprocessen) och samtycke (efter att processen avslutas utan anställning).
Om du är underkonsult till Forefront kommer vi att behandla personuppgifter om dig såsom namn, adress, titel, kontaktuppgifter, CV, eventuellt företagsnamn, organisationsnummer, ansökningshandlingar och i förekommande fall foto, kontonummer för betalning om du har en enskild firma samt start– och slutdatum för uppdrag och ersättning.
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fullfölja vårt avtal mot vår slutkund, upprätthålla vår avtalsrelation med dig som underkonsult, för att kunna stötta dig inför och under ett uppdrag samt för att fullgöra lagkrav som t.ex. rör bokföring och skatter.
Den lagliga grunden för vår behandling är fullgörande av avtal (fullfölja våra åtaganden mot dig och mot slutkund) och berättigat intresse (upprätthålla affärsrelationen) samt rättsliga förpliktelser (bokföring och skatter).
I samband med olika former av marknadsföringsaktiviteter kan vi komma att behandla dina personuppgifter. Det kan till exempel vara dina kontaktuppgifter för att kommunicera med dig när vi håller olika events, kundundersökningar, gör pressutskick eller skickar nyhetsbrev.
Vid evenemang som vi bjuder in till kan vi ibland behandla information om matpreferenser och allergier i samband med registrering samt data om dig i form av bilder eller inspelat material i fall där fotografering eller inspelning sker under evenemanget.
Den lagliga grunden för vår behandling är berättigat intresse (i samband med event, kundundersökningar och nyhetsutskick till befintliga kunder), samtycke (nyhetsbrev utan kundrelation) och samtycke (uppgift om matpreferenser/allergier).
Om du anmäler ett missförhållande via vår visselblåsarkanal, eller om du nämns i en sådan anmälan, behandlar vi personuppgifter om dig i syfte att kunna utreda och hantera ärendet. De uppgifter som behandlas är namn, e-postadress, telefonnummer samt övriga uppgifter som lämnas i anmälan. I vissa fall kan en anmälan innehålla känsliga personuppgifter, till exempel om hälsa, etniskt ursprung, politisk uppfattning, religiös eller filosofisk övertygelse, fackligt medlemskap eller sexuell läggning.
Den lagliga grunden för behandlingen är rättslig förpliktelse enligt visselblåsarlagen (2021:890).
Om du kontaktar Forefront för något annat ärende än det som räknats upp ovan kommer vi att samla in de personuppgifter om dig som du tillhandahåller oss. Det kan till exempel vara personuppgifter som du lämnar till oss vid mediakontakter eller diskussioner med branschkollegor.
Vi behandlar även dina personuppgifter när du exempelvis tar kontakt med oss via vår webbplats, skickar en intresseanmälan avseende någon av våra kurser samt när vi följer upp
våra utbildningar eller events. Om du besöker något av våra kontor, kommer vi att behandla dina personuppgifter i vårt besökssystem när du skriver in dig som besökare.
Även om det är svårt att täcka alla situationer där kontakt med Forefront kan ske, så sker en behandling av personuppgifter i dessa fall för att upprätthålla nödvändig eller önskad kontakt.
Den lagliga grunden som vi normalt stödjer oss på är berättigat intresse. Det kan föreligga särskilda omständigheter när behandlingen endast utförs om och när du tillhandahåller ditt samtycke till behandlingen, till exempel när vi vill spela in en ett videosamtal med dig.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Hur länge vi sparar dina personuppgifter beror på respektive syfte med behandlingen. Vi kan därför spara personuppgifter olika länge, men vi sparar bara uppgifterna så länge det är nödvändigt för det specifika ändamålet.
- Om vi behandlar dina personuppgifter i syfte att kunna skydda och upprätthålla våra rättigheter, sparar vi personuppgifterna tills den relevanta juridiska frågan har lösts fullständigt och slutgiltigt.
- Om du har en avtalsrelation med oss sparar vi personuppgifterna så länge vår avtalsrelation pågår och därefter högst i tio år på grund av regler om preskription.
- Personuppgifter som rör potentiella kunder eller underkonsulter sparas så länge det finns ett ändamålsenligt syfte med behandlingen.
- Personuppgifter sparas i övrigt i enlighet med gällande lag, såsom bokföringslagstiftning enligt vilken personuppgifter sparas i sju år.
- Om du söker arbete hos Forefront sparar vi personuppgifter från rekryteringsprocesser för att vi ska kunna höra av oss om intressanta tjänster som vi tror skulle kunna passa dig i framtiden samt för att kunna skydda och upprätthålla våra rättigheter i förhållande till tillämplig diskrimineringslagstiftning, dock som längst under två år.
- Personuppgifter som behandlas inom ramen för vår visselblåsarkanal sparas i enlighet med visselblåsarlagen och våra interna rutiner för sådana ärenden.
- Uppgifter som Forefront behandlar i andra ärenden sparas endast så länge syftet och ändamålet med personuppgiftsbehandlingen kräver det och raderas därefter.
- Lagringstiderna för cookies anges i vår Cookiepolicy
Vilka kan vi komma att dela information med?
Vi kan i vissa fall dela dina personuppgifter med tredje part, t.ex. med våra leverantörer och samarbetspartners. Dina uppgifter kan också komma att delas med myndigheter och offentliga organ när Forefront enligt lag är skyldig att dela uppgifterna.
När det krävs enligt GDPR (dvs när personuppgiftsbiträdet behandlar personuppgifter för vår räkning och på våra instruktioner), ingår vi personuppgiftsbiträdesavtal med respektive personuppgiftsbiträde i syfte att säkerställa att biträdet enbart behandlar dina personuppgifter i enlighet med våra instruktioner.
Specifikt delar vi t.ex. uppgifter i följande situationer.
- Vi delar personuppgifter med de IT-infrastruktur och molntjänstleverantörer vi behöver för att kunna bedriva och administrera vår verksamhet (t.ex. Microsoft).
- Kontaktuppgifter till kunder, leverantörer och underkonsulter kan komma att delas med tredje part som anlitas för att utföra tjänster för vår räkning när det krävs för att administrera vår affärsrelation (t.ex. leverantörer av CRM-system, avtalsadministrationssystem samt andra tekniska och administrativa tjänster).
- I samband med rekrytering, om vi använder oss av en rekryteringsbyrå eller ett rekryteringsverktyg i processen, så delas dina uppgifter med dem.
- Personuppgifter som rör underkonsulter kan komma att delas med våra kunder för att du som underkonsult ska kunna fullgöra ditt uppdrag och för att du ska få tillgång till t.ex. IT-system och fysiska kontor, samt vid eventuella säkerhetskontroller.
- Med våra koncernbolag vid tillhandahållande av tjänster såsom särskilda system och program som krävs för t.ex. rekrytering eller andra ändamål.
- Uppgifter som lämnas i vår visselblåsarkanal kan komma att delas med vår systemleverantör för visselblåsarkanalen samt med extern rådgivare som bistår i utredningen.
Överföring till tredje land
Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Om personuppgifter behandlas utanför EU/EES säkerställer vi att överföringen sker i enlighet GDPR, antingen genom att se till att behandlingen sker i land, eller en del av ett land, som enligt beslut av EU-kommissionen har adekvat skyddsnivå eller genom att tillämpa EU-kommissionens standardavtalsklausuler tillsammans med nödvändiga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder.
Du är välkommen att kontakta oss om du vill ha mer information om och hur överföringen till tredje land sker, kan komma att ske eller vilka skyddsåtgärder vi har vidtagit för att skydda dina personuppgifter.
Hur skyddar vi dina personuppgifter?
Forefront jobbar aktivt med att skydda alla personuppgifter vi behandlar. Vi jobbar med både organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder för att se till att all behandling av personuppgifter sker på ett tryggt och säkert sätt. Vi jobbar kontinuerligt med integritetsskyddsfrågor på Forefront för att försäkra oss om att våra organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder är aktuella och relevanta för att skydda dina personuppgifter.
Dina rättigheter
Enligt GDPR har du som registrerad vissa rättigheter som kan göras gällande mot oss. Rättigheterna beskrivs nedan.
Du har rätt att få information av oss när vi behandlar dina personuppgifter. Informationen ska bland annat innehålla upplysning om för vilka ändamål personuppgifter kommer att behandlas, den lagliga grunden för behandlingen, lagringstid, vem som kommer ta del av personuppgifterna, hur de delas (om aktuellt) och hur du kan lämna klagomål m.m.
Du har rätt att vända dig till oss för att få veta om vi behandlar personuppgifter om dig. Du har även rätt att få en kopia på uppgifterna med närmare information om hur dina personuppgifter behandlas av oss (ett s.k. registerutdrag).
Du har rätt att begära att felaktiga personuppgifter om dig rättas. Du har också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter.
Du har i vissa fall rätt att begära att dina personuppgifter raderas. Det gäller till exempel om uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlades in för eller om du återkallar ditt samtycke och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen. Vissa undantag finns när vi inte kan tillgodose en sådan förfrågan, till exempel om vi har en rättslig skyldighet att spara uppgifterna.
Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Rätten till begränsning gäller bland annat om du anser att de personuppgifter vi behandlar om dig är felaktiga och du har begärt rättelse, att vår behandling är olaglig eller att vi inte behöver informationen för ett specifikt ändamål.
Om vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke eller för att fullgöra ett avtal med dig, och förutsatt att det är tekniskt möjligt, har du rätt att få dina personuppgifter i ett format som gör det möjligt att flytta över det till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet)
Du kan när som helst invända mot vår behandling av dina personuppgifter om behandlingen görs med stöd av allmänt eller berättigat intresse eller återkalla ett samtycke som du tidigare lämnat.
Du har när som helst rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring (nyhetsbrev och liknande).
Utöva dina rättigheter
Vill du utöva någon av dina rättigheter? Du är alltid välkommen att kontakt oss för att få hjälp eller mer information. Forefront hanterar alla förfrågningar gällande rättigheter på ett skyndsamt och lagenligt sätt. Du kan antingen posta din förfrågan till vår adress:
Forefront Group AB
Att: Dataskyddsansvarig
Holländargatan 13
111 36 Stockholm
eller mejla oss på gdpr@forefront.se
Rätt att lämna klagomål
Om du upplever att Forefront hanterar dina personuppgifter på ett felaktigt eller olagligt sätt så har du rätt att anmäla detta till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Telefon: 08-657 61 00
E-post: imy@imy.se
Vill du läsa mer om dina rättigheter kan du göra det på IMY:s hemsida
Uppdatering av denna policy
Forefront arbetar långsiktigt med att behandla personuppgifter på ett korrekt och lagligt sätt och ser kontinuerligt över vårt dataskyddsarbete, inklusive denna policy. Vi kan därför från tid till annan komma att uppdatera denna policy för att den på ett transparent sätt ska spegla hur vi behandlar personuppgifter om dig.