POD – Point of Departure

Förberedelser

Förbered åtta lappar med rubrikerna:

• Syfte
• Önskat resultat
• Målgrupp och värde
• Roller
• Milstolpar och budget
• Hur?
• Fiasko- och framgånskriterier
• Framgångskriterier
• Kopplingar

‍
Syfte. Önskat resultat. Målgrupp & värde. Roller. Milstolpar & budget. Hur? Fiasko-/Framgångskriterier. Kopplingar.

Steg-för-steg

1. Check-in

Samla projektgruppen. Gör en kort incheckning för att säkerställa att alla är mentalt såväl som fysiskt närvarande.

Förklara att detta blir en kort workshop med syftet att skapa tydlig struktur och riktning för det kommande projektet. Det blir snabbt och fokuserat. Det kommer att finnas nio frågor som vi kommer att diskutera i grupp, för att sedan ta ned svaren på papper och överföra till ett delbart (digitalt) dokument. 

Fördela roller: En tidtagare. En antecknar. 

Skapa en parkeringsplats på arbetsytan. Här "parkeras" alla punkter eller frågor som inte direkt bidrar till att besvara frågorna. De kan diskuteras eller besvaras efter sessionen.

Kom överens om hur lång tid ni ska lägga på detta. Dela den tiden lika mellan de 8 frågorna: t.ex. om du har 90 minuter kan du lägga 11 minuter per fråga.

Som faciliterare är ditt jobb att hålla diskussionen fokuserad och målmedveten. Du kan ta rollen som skribent och tidtagare. Du kan också tilldela dessa roller till andra i gruppen.

2. Diskutera och dokumentera svaren på frågorna

Tag ett område/fråga i taget av de för-preppade lapparna, förklara innebörden.

Adressera var och en i tur och ordning under den tilldelade tiden.

Klustra de svar som kommer upp om nödvändigt.

Diskutera och kom överens. Rösta om nödvändigt.

Den som antecknar ansvarar för att sammanställa och dela dokumentet med gruppen.

Frågorna:

• Syfte: Vad är det övergripande syftet med projektet? (uttryckt i en mening)
• Önskat resultat: Vilka specifika resultat ska vi uppnått i slutet av projektet? (sikta på 2-4 punkter)
• Målgrupp & värde: Vem gör vi projektet för? Och vilket värde ger det dessa människor? (sikta på 3 punkter eller färre)
• Roller: Vilka är inblandade och vad ansvarar de för? T ex: Leda – vem leder eller äger projektet. Wingman – stöd för ledningen, på daglig basis. Core – huvudgruppen av personer som arbetar med projektet. Advisory – personer som kärnteamet kan gå till för input och feedback. Beslut – ledare eller chef med ansvar att godkänna projektet
• Milstolpar och budget: Vad måste hända när? Hur mycket pengar har vi? (punktvis på generell nivå)
• Hur: Hur kommer teamet att arbeta tillsammans? Hur kommer vi kommunicera, dela upp uppgifter, samarbeta, hantera beslutsfattande etc? (försök att definiera cirka 5 riktlinjer med korta beskrivningar för varje)
• Framgångs-/fiaskokriterier (risker): Hur ser framgång ut? Hur ser misslyckande ut? (sikta på 4-5 punkter för varje)
• Kopplingar: Vilka projekt är kopplade till detta? Finns det några andra dokument eller datakällor som vi behöver ta hänsyn till? (lista och länka kopplingarna till viktiga dokument)

3. Dokumentera

• Återvänd till det gemensamma ni bestämt, vid behov.