Retrospektiv

Förberedelser

• Ta fram övningar som passar målgruppen.
• Bjud in deltagarna till eventuellt fysiskt rum.
  Förbered gärna rummet så att det blir en lugn, avslappnad och trygg miljö.
• Ta fram eventuellt material och förbered t ex post-its eller whiteboard.

Steg-för-steg

1. Set the stage

Välkomna deltagarna med att förklara syftet med retrospektivet. Presentera övningarna, samt vilka spelregler som tillämpas för en fokuserad och trygg miljö.

Värm uppdeltagarnas bekvämlighet att dela med sig av sina tankar med en enkel fråga om hur man känner sig och varför. Exempelvis: Låt deltagarna jämföra sin känsla med ett djur, superhjälte eller genom att välja en emoji, väder eller liknande. Vilka egenskaper för objektet vill man dela med sig?

Övningen ger inte bara deltagarna en uppvärmning i att tänka, formulera och uttrycka sig, utan rensar även hjärnan från externa distraktioner, samt låter deltagarna lära känna varandra och testa tekniken för eventuella digitala deltagare.

2. Samla data

Denna del syftar till att friska uppdeltagarnas minne från arbetsperioden samt identifiera händelser och områden att reflektera över. Exempel på övningar kan vara:

• Tidslinje: Varje deltagare ritar enlinje som visar hur det gick under perioden som retrospektiv. Linjens toppar visar på händelser där det gick bra, och linjens dalar visar när det gick mindre bra. Topparna och dalarna kan även representeras av post-its.
• ”Fungerar inte, kan förbättras och fungerar utmärkt”: Förbered genom att rita kolumner för varje kategori i temat (se nedan). Varje deltagare skriver händelser för varje kolumn på post-its. Därefter presenterar varje deltagare sina post-its som även sätts upp på väggen.
  Exempel på teman för kategorierna kan vara:‍
• Mad, Sad, Glad: ”Mad” representerar saker som gör deltagaren arg eller frustrerad då det inte fungerat. ”Sad” är saker som kan förbättras, och ”Glad” är saker som fungerat bra.‍
• Three little pigs: Metaforerna i den här övningen är: hus av halm för saker som inte alls fungerat, trä för saker som fungerar hyfsat bra men kan förbättras, och slutligen tegel för det som fungerar bra.

3. Generera insikter

Denna del syftar till att välja ut några av förbättringsmöjligheterna från tidigare övningen för att identifiera rotorsaker.

• Låt deltagarna rösta på de områden som de anser är viktigast att ta vidare.
• Ofta röstar man inte på saker som redan fungerar utmärkt. Men dessa bör däremot hyllas och inte glömmas bort.
• Analysera rotorsakerna till de valda områdena, t ex i form av ”5-why”, fiskbensdiagram eller andra övningar. Här vill vi fokusera på brister i processen, och inte peka ut någon individ som gjort fel.

4. Besluta nästa steg

Denna del går ut på att bemöta rotorsakerna från förra övningen och generera förbättringar.

• Varje deltagare skriver förslag till förbättringar på post-its. Det kan t ex vara; ”sluta göra X”, ”göra mer av Y” eller ”göra mindre av Z”. Alternativt att börja göra saker.
• Låt deltagarna rösta på de åtgärder som de anser är viktigast att arbeta med.
• De vinnande åtgärderna tilldelas en ägare som tar det vidare.

5.  Avsluta retrospektivet

Denna del går ut på att summera mötet och avsluta med en god känsla, trots att det kan ha varit hårda diskussioner. Bra övningar för detta är:

• Snabb feedback på retrospektiv-mötet, för framtida förbättringar
• Var och en i teamet tackar en person för något som gjorts. T ex att någon löst ett problem, eller stöttat i något.

Dokumentation och nästa steg

• Lägg in uppgifterna i samma ärendehantering som vanliga uppgifter, t ex Jira, för att planeras och prioriteras med övrigt arbete.