Decentralisering och digitalisering – utmaningar i en stororganisation
Svenska kyrkan är en stor organisation med 13 stift och över 1200 församlingar – var och en med unika behov och egna arbetssätt. Pia Lundström, enhetschef IT-infrastruktur, på Svenska Kyrkan arbetar på kyrkokansliets avdelning för gemensamma funktioner i Uppsala, med syfte att främja och stödja stiften, som i sin tur stöttar församlingar och pastorat. ”Vi arbetar med att erbjuda olika tjänster så som IT, ekonomi- och lönetjänster för att kyrkan ska kunna fokusera på den grundläggande uppgiften – att fira gudstjänst, bedriva undervisning samt utöva diakoni och mission. ”
Kyrkan bedriver utöver sin huvudsakliga verksamhet många viktiga aktiviteter både i Sverige och utomlands, till exempel mötesplatser förungdomar, gemenskapsträffar för äldre och ett aktivt klimatarbete. Oavsett var och när mötet med Svenska kyrkan sker, ska det lyfta, stärka och ge hopp.
Eftersom verksamheten består av många olika enheter över hela landet, krävs förutsättningar för en stark och flexibel kommunikation. Lösningen – Microsoft 365 – erbjuder inte bara verktyg för samarbete och kommunikation, utan också robusta säkerhetsfunktioner och kontinuerliga uppdateringar som är avgörande för att hantera en så varierad och stor användarbas.
"Med 30 000 användare i Microsoft 365 är utmaningen att hitta en gemensam lösning för en organisation där varje församling och pastorat är enegen juridisk enhet. Det innebär att vi måste vara extra lyhörda för de olika behoven,” förklarar Evalena Eklund, förvaltningsledare på Forefront.
Ett partnerskap med långsiktighet och innovationsanda
När uppdraget att implementera Microsoft 365 inleddes stod det klart att en pålitlig partner behövdes för att säkerställa både införandet och den långsiktiga förvaltningen. Forefront fick initialt ansvaret för att införa plattformen samt att utveckla och implementera ett nytt intranät. Två år senare fick Forefront, efter att ha vunnit en upphandling, även ta över uppdraget att säkerställa en robust och kontinuerlig förvaltning. Idag består teamet från Forefront av 8 personer som, utöver att säkerställa en stabil förvaltning, även bemannar en support för mer komplicerade Microsoft 365-ärenden. Pia berättar om samarbetet:
"Vi har ett genuint partnerskap med Forefront. Genom regelbundna möten och nära dialog, där vi bland annat har ett veckovist evergreen-möte för att gå igenom förändringar i Microsoft 365, känner vi att vi har en partner som verkligen förstår våra behov."
Genom månatliga uppföljningar kring support, budget och aktiviteter har man lyckats anpassa tjänsterna i takt med att behoven förändrats. Det är inte bara en teknisk implementering – det är ett fortlöpande samarbete där både tekniska lösningar och användarstöd kontinuerligt utvecklas för att möta framtidens krav. Både Pia och Evalena är eniga om att samarbetet präglas av glädje, respekt och högt i tak. ”Och så har vi väldigt roligt, det är alltid en familjär och hjärtlig stämning när vi arbetar tillsammans!” säger Evalena.
Ökat säkerhetsfokus efter cyberangrepp
I takt med den digitala utvecklingen har också hotbilden förändrats. I november 2023 utsattes Svenska kyrkan för ett omfattande cyberangrepp, vilket ledde till en kraftig förstärkning av säkerhetsåtgärder och ett ökat medvetande kring IT-säkerhet både centralt och ute i församlingarna.
"Cyberangreppet var en utmaning, för Svenska kyrkan och dess många IT-system, men Microsoft 365-plattformen klarade sig bra. Angreppet har gjort det enklare att få gehör för säkerhetsinsatser och vikten av att arbeta proaktivt. Nu har vi ett tydligare säkerhetstänk och en större förståelse för riskerna,” säger Evalena Eklund.
Attacken blev en katalysator för att förbättra IT-säkerheten och införa tydligare rutiner. Även om angreppet aldrig drabbade Microsoft365-plattformen har Svenska kyrkan sedan dess implementerat fler säkerhetsåtgärder i plattformen och stärker kontinuerligt sitt skydd mot framtida hot.
Utbildning, användarstöd och ambassadörer i fokus
En avgörande del av framgången med Microsoft 365 är det användarstöd och de utbildningsinsatser som erbjuds. Svenska kyrkan har etablerat en rad initiativ för att säkerställa att alla medarbetare, oavsett teknisk förkunskap, kan dra nytta av den nya plattformen. Evalena berättar om vikten av regelbundna webbinarier och ett ambassadörsnätverk:
"Vi har ambassadörer i varje församling som hjälper till att sprida kunskap och driva utvecklingen framåt. Det är avgörande att alla vet hur verktygen ska användas på ett enhetligt sätt."
Pia betonar också hur viktigt det är att ha lokala ambassadörer som kan stötta användare i vardagen. Genom att erbjuda ett tydligt ramverk och löpande utbildning säkerställs att plattformen används effektivt, vilket i sin tur leder till bättre kommunikation och en mer samordnad verksamhet – särskilt viktigt i en organisation med så många självständiga delar. Alla 30 000 användare är inte lika aktiva i Microsoft 365, och framöver vill man arbeta ännu mer dedikerat med att säkerställa att alla använder plattformen aktivt för att underlätta det dagliga samarbetet.
Innovation i fokus – pilotstudie med Microsoft Copilot
Den dagliga driften är viktig, men det är även viktigt för Svenska kyrkan att ligga i framkant. För närvarande pågår en pilotstudie med Forefront för att implementera Microsoft 365 Copilot, som en del av Microsofts Jumpstart-program. Utvalda användare får möjlighet att utforska hur Copilot kan automatisera rutinuppgifter, förbättra dokumenthantering och erbjuda avancerade analyser. Pia förklarar:
"Vi vill förstå både fördelarna och de eventuella riskerna med AI innan vi rullar ut teknologin i större skala."
Pilotstudien är ett bevis på Svenska kyrkans vilja att kontinuerligt utvecklas och anpassa sig till nya digitala möjligheter. Genom att experimentera med avancerade verktyg säkerställer man att framtida beslut om teknikinvesteringar bygger på gedigen erfarenhet och praktisk testning. Efter pilotstudien kommer användarna att få utvärdera Copilots värde för de som enskilda användare.
En digital arbetsplats med mänsklig värme
Viljan att hela tiden hålla sig ajour med nyheter och förbättra arbetssättet i Microsoft 365 har stärkt Svenska kyrkans internkommunikation. Med en gemensam digital plattform har resandet minskat, färre mail skickas och mötena effektiviserats, vilket möjliggör distansarbete och snabbare samverkan över hela landet. Ett annat resultat är även stärkt samarbetet mellan kyrkokansliet och de många församlingarna.
"Microsoft 365 har gjort kommunikationen enklare och effektiviserat våra möten. Det är en ovärderlig resurs för oss, men det kräver också att vi fortsätter att utbilda och stötta användarna så att vi kan dra full nytta av alla möjligheter," sammanfattar Pia Lundström.
Tradition och innovation går hand i hand
Svenska kyrkan är ett tydligt exempel på hur en organisation, oavsett struktur, kan möta framtidens utmaningar med både trygghet och innovationsanda, samtidigt som de navigerar i komplexa strukturer och omvandla utmaningar tillmöjligheter. Tekniken är inte ett mål i sig, utan ett verktyg som stärker kyrkans kärnuppdrag; att i möten med människor lyfta, stärka och ge hopp.
