Organisationen i ständig förändring – TRR

En transformation börjar med en resa

Trygghetsrådet (TRR) drivs som en icke-vinstdrivande stiftelse och är en omställningsorganisation för tjänstemän inom privat sektor som grundades för femtio år sedan av Svenskt Näringsliv och PTK. TRR erbjuder vägledning, rådgivning och ekonomiskt stöd för att underlätta omställning och kompetensutveckling för arbetsgivare och tjänstemän på över 30 000 företag, med ca 1,1 miljoner anställda inom det privata näringslivet. Med målet att främja livslångt lärande ger TRR stöd till arbetsgivare före, under och efter omställningar och vägleder medarbetare till nästa steg i karriären.

Alla stora transformationer börjar med ett steg, en idé. TRR har under de senaste åren genomgått en stor strategisk transformation, där IT och arkitektur varit en av flera grundkomponenter för att lyckas. Och på tal om resor, så frågade vi Mathias Sköld Strandberg, chefsarkitekt på TRR, om hur han kom in på TRR: "Jag började på TRR för cirka sex år sen, och gick snabbt från arkitekt till chefsarkitekt." Med den snabba övergången till ledarskap fick Mathias en tydlig inblick i de utmaningar TRR stod inför, och han insåg snabbt att det fanns mycket att göra för att bygga en hållbar teknisk plattform som erbjöd mer flexibilitet och agilitet än den dåvarande plattformen erbjöd.

Ett blandat och öppet team

Den arkitektur som TRR har valt bygger på en tjänsteplattform i Microsoft Azure, vilket gör att lösningen är mer oberoende av andra stödsystem än den tidigare lösningen. Idag har TRR nio agila utvecklingsteam som har en gemensam uppgift: att säkerställa att medarbetare har bästa möjliga förutsättningar att utföra sitt arbete och att kunderna får den service och det stöd de behöver. I Mathias arkitektteam, som består av cirka 10 personer, finns en stor variation av kompetenser – från SAP och Basis, till frontend och avancerad datahantering. "Vi har haft ett mindset som säger att teknik inte ska vara en bromskloss, utan en möjliggörare. Sen har vi våra principer, såklart, som säkerställer att vi arbetar med data på ett korrekt och säkert sätt,” förklarar Mathias.

När Mathias först började på TRR var systemen daterade och saknade flexibilitet. Det var tydligt att de inte kunde utvecklas vidare för att möta (då) moderna krav som till exempel GDPR. Han beskriver detta som en stor utmaning: "Utmaningen som fanns när jag började bestod mycket i att våra system var väldigt gamla och inte agila – de gick inte att bygga vidare på. De var statiska och kunde till exempel inte utvecklas vidare så att de kunde möta krav som GDPR – det gamla systemen var inte hållbara, helt enkelt."

För att ta sig an denna utmaning byggde Mathias, hans team och konsulter från bland annat Forefront om mycket av systemarkitekturen från grunden. Men för Mathias är det inte bara den tekniska delen som är viktig; han betonar också vikten av att ha en stark och öppen kultur i teamet: "Jag försöker bygga in lyhördhet och ödmjukhet i mitt team. Jag tror också att man måste kunna ha spänstiga dialoger som bygger på fakta, och då krävs det en stor mängd tillit; alla har olika perspektiv på saker. Jag som ledare får ta på mig rollen av den som försöker hålla en bra nivå på diskussionerna, se till att vi går in på detaljer när det behövs, in på kodrader, och se till att vi höjer blicken när vi behöver göra det. Det är mina medarbetare riktigt duktiga på också."

Det är denna balans mellan strategiskt och operativt arbete som gör Mathias särskilt stolt över sitt team: "Jag är väldigt glad att ha ett team som kan pendla snabbt mellan operativt arbete och strategiskt arbete. Vi arbetar med gemensamma mål, exempelvis ser vi nu gemensamt över vår systemflora för att se om den kan möta våra mål som vi har några år bort." Han fortsätter: "Det fanns absolut en teknisk skuld en gång i tiden att ta itu med, när vi behövde ta hand om det mest akuta. Men nu har vi kommit till en punkt när systemutvecklingsprocessen och tekniken inte har stora gnissel och den ”gamla skulden” är i princip borta. Vi kan höja blicken och fråga oss själva vart vi är om 3 år eller 5 år, och det är först när det är möjligt som vi kan börja arbeta med innovation på riktigt."

En stor förändringsresa

För drygt fyra år sedan fick TRR och flera andra omställningsorganisationer ett besked som kom att förändra verksamheten i grunden: de skulle nu få en ny målgrupp att stödja; tjänstemän som inte är i omställning men som vill kompetensutveckla sig. Detta innebar en massiv förändring för TRR, som nu skulle kunna erbjuda nya tjänster till potentiellt 1,1 miljoner personer, jämfört med de tidigare cirka 15 000 omställningsklienterna årligen.

Mathias berättar om hur denna förändring ställde höga krav på både teknik och organisation: "Vi såg över tekniken för att se hur vi skulle kunna anpassa vårt system för att möta denna kundgrupp; hur ska vi hantera ansökan? Hur ska vi styra behörigheter? Vad behöver användaren se när hen loggar in? Och hur rör sig kunder mellan olika kundgrupper, om hen går från kompetensstödskund till omställningskund? Produktägarna fick också dra ett stort lass, allt från vilken information som ska utläsas till när och hur utbetalningarna ska ske.” Den tekniska förändringen har varit utmanande men framgångsrik: "Den här transformationen har gått över förväntan! Den tekniska plattformen klarade av ändringen, men att göra allt vi gjorde på 1,5 år är riktigt bra."

Innovation på TRR – en fråga om människor och teknik

Innovation är ett centralt tema för TRR, men Mathias är också medveten om att ordet ”innovation” betyder helt olika saker beroende på vem du frågar och när du frågar: "Innovation och förändring hänger ihop. Men om vi plockar ner ordet ”innovation” en nivå så kan jag säga att vi arbetar agilt, och vi arbetar med ett förändringsmindset. Vi som arbetsgivare ska ha verktyg för att se till att andra medarbetare har möjligheten att vara innovativa, anpassat för deras förutsättningar. Innovation handlar om människor, först och främst. Men det kan i kombination med människor handla om ny teknik, eller att utveckla befintlig teknik och se till att den nyttjas på nya sätt. Vi kommer inte nyttja molnet på samma sätt om 3 år som vi gjorde 2018, till exempel.”

Fredrik Lindström, konsult på Forefront som sitter hos TRR, delar Mathias syn på vikten av innovation och berättar hur teknik kan påverka hela organisationen: "Det vi gör på tekniksidan får stora effekter på hela verksamheten. Jag har jobbat som konsult på TRR i flera år, vilket känns meningsfullt - jag är inte intresserad av en tvådagars punktinsats - jag vill vara med och göra skillnad hos mina kunder och jag vill vara där när den bär frukt." Fredrik nämner också TRRs chefsarkitekt Mathias och hans bidrag till den förändringsbenägna miljön: "Förändringsresan gick bra och snabbt, bland annat tack vare Mathias och andra nyckelroller på TRR som har skapat en miljö som är förändringsbenägen.”

Den tekniska plattformen

• Eventdriven arkitektur uppdelad i domäner, vilket gör lösningens olika delar autonoma, robusta och individuellt skalbara.
• Testautomatisering och kvalité gör att TRR kan ta sig framåt med självförtroende då detta arbetssätt möjliggör en högre förändringstakt.
• Automatiserad deployment: all uppsättning av molninfrastruktur och källkod är automatiserad för att garantera enhetliga processer och minska personberoende.

Generativ AI och kulturella förändringar

Förutom innovation på organisationsnivå ser Mathias framåt när det gäller tekniska framsteg inom AI och generativ teknik. Han deltar för närvarande i en M365 Copilot-pilot och ser hur denna typ av teknologi kommer att kräva nya arbetssätt: "Jag är med i M365 Copilot-piloten, det är självklart kul att vara med som testare. Men det är tydligt att jag måste ändra mitt arbetssätt om jag ska få ut det mesta från Copilot. Börjar vi inom en tid med GitHub Copilot så kommer det handla om ett till skifte i hur vi arbetar. Jag tror att det är viktigt att få med sig; det handlar inte bara om att köpa licenser för att lyckas med generativ AI – du måste göra en kulturell förändring."

Mathias är, precis som vi på Forefront, övertygad om att AI inte enbart handlar om teknik, utan om hur den integreras i verksamhetens vardag. Han ser fram emot att använda AI som ett stöd, snarare än ett mål i sig, men betonar att förändringen som behöver ske inte är av teknisk natur: "Det handlar om en kulturell förflyttning. Precis en sådan kulturell förändring som våra rådgivare gick igenom när vi gick från en rådgivarcentrisk till en rådgivningscentrisk modell."

Hållbar förändring

Samarbetet mellan TRR och Forefront bygger på långsiktighet och ömsesidig förståelse. Mathias betonar vikten av att arbeta nära varandra snarare än i klassiska åtagandeaffärer: "Jag är glad att vi har ett nära samarbete med Forefront. Att ha en modernare och flexiblare relation, istället för en klassisk åtagandeaffär, gör att vi kan säkerställa att Forefront kan säkra upp för framtiden också – ser vi en förändring eller behov som ligger längre fram på horisonten så kan vi berätta om det och bolla det tillsammans." Han avslutar med att betona vikten av transparens och öppenhet för ett lyckat samarbete: "I rollen som ”beställare” tror jag att det är viktigt att vara tydlig. När man arbetar med externa partners, såsom vi har med Forefront, så måste båda parter vara transparenta. Vi måste kunna säga vart vi är, och vart vi vill nå. Får inte vi med oss varje person på grund av otydlighet eller liknande så kommer det bli gnissel. Vårt samarbete med Forefront handlar om att ge och ta, och öppenhet."