Insight – Från nyanställd till produktiv stjärna – så skapar vi en sömlös medarbetarresa

Efter närmare 20 år med personalansvar och än längre tid i IT-branschen så vet jag vilket resursslöseri som pågår och vikten av att få igång våra resurser så snabbt som möjligt, oavsett om de är interna eller externa. Jag vet själv att jag hänvisat medarbetare till den ena eller den andra personen för att få tillgång eller viss information, informella processer som tar tid från verksamheten. Som konsult är det inte ovanligt att det tar veckor för att få en fungerande access. Inom IAM-området är detta ett av våra missions samtidigt som vi stärker säkerheten.

Att ge nyanställda rätt förutsättningar är nyckeln till både produktivitet och medarbetarnöjdhet. Men hur skapar vi egentligen en effektiv samverkan mellan HR och IT för att säkerställa en smidig upplevelse? För en organisation är sättet vi tar emot och avslutar relationen med våra medarbetare inte bara en praktisk fråga – det är en spegling av hur vi fungerar och uppfattas som arbetsgivare.

En medarbetarresa börjar långt innan första dagen

Visste du att ungefär 20% av Sveriges arbetskraft byter jobb varje år? I vissa branscher är siffran så hög som 40%. Trots detta är det långt ifrån alla företag som har en effektiv hantering av nyanställda. Ofta brister dialogen mellan avdelningarna och tid slösas bort på fel saker. Här finns en enorm potential till förbättring – både när det gäller att höja produktiviteten och medarbetarnas nöjdhet.

Genom att optimera processer kan vi också lättare stärka IT-säkerheten och minska risken för fel. Genom att säkerställa att medarbetarna har rätt behörigheter vid rätt tid så täpper vi till en av de vanligaste attackytorna och minskat risken för t.ex. ransomware.

Resan för en medarbetare startar redan innan kontraktet är påskrivet. De flesta arbetsgivare rekryterar kontinuerligt via annonser och tredjepartstjänster. När en kandidat ansöker, följer en kedja av intervjuer, referenstagningar och bakgrundskontroller – allt medan en stor mängd persondata samlas in. När kontraktet är signerat återstår en hel del administration: utrustning ska beställas, accesser läggas upp, och konton förberedas. Denna process involverar ofta HR, IT, ekonomi och andra avdelningar – vilket gör att mycket kan falla mellan stolarna.

Föreställ dig en första arbetsdag där allt är perfekt – utrustningen väntar, kollegorna är redo att välkomna och en tydlig introduktionsplan är på plats. Men i verkligheten ser det ofta annorlunda ut. I vissa fall får en nyanställd till och med behörigheter utifrån vad föregångaren haft, utan att reflektera över om behoven är samma. Resultatet? En förvirrad medarbetare som måste navigera sig fram genom systemdjungeln och känna sig som en belastning för kollegorna.

Smarta processer – vägen till framgång för både produktivitet och säkerhet

Att skapa en sömlös medarbetar resa är möjligt, men det kräver en tydlig kartläggning av organisationens processer. Genom att identifiera vilka steg som är beroende av varandra kan vi bygga en struktur där rätt avdelningar får den input de behöver i rätt tid. När vi får HR, IT och övriga intressenter att samarbeta på riktigt, skapar vi inte bara en smidig onboarding– vi bygger en kultur som prioriterar kvalitet och engagemang och där tiden används till rätt saker.

Detta skapar även förutsättningar för att bygga säkra accesser. Genom att kontinuerligt kartlägga organisationens IT-system/data meden etablerad behörighetsstruktur som mappas mot rätt medarbetare läggs grunder till en god IT-säkerhetshygien. Det kräver ofta investeringar i systemstöd men som enkelt räknas hem i de flesta organisationer.

Föreställ dig en framtid med färre friktioner

Tänk om vi årligen kunde spara 4 timmar vid varje anställning – det skulle i Sverige motsvara 4 miljoner timmar* per år som kan skapa värde för våra organisationer. Den verkliga potentialen är långt mycket större. Att arbeta proaktivt med HR-processerna, systembehörigheter och accesser kommer alltid att vara ett pågående arbete, men med rätt analys och genomförande kan vi göra stor skillnad och samtidigt öka den generella säkerheten. För det finns fler saker att göra med fyra miljon timmar än onödig och felaktig administration.

På Forefront är vi redo att stötta dig genom hela processen– från analys till genomförande. Låt oss skapa en medarbetarresa som inte bara höjer produktiviteten och säkerheten, utan även gör våra medarbetare nöjda och stolta över att vara en del av teamet. Hör av dig till oss för att veta mer!

PS: Här är saker som en verksamhet med 1 000 anställda tjänstemän kan investera 800 timmar ienligt en välkänd GenAi:

· Utbildning och kompetensutveckling: Interna kurser, certifieringar.

· Processförbättring: Lean/Six Sigma, automatisering av arbetsuppgifter.

· Hälsa och välbefinnande: Friskvårdsaktiviteter, stresshanteringsworkshops.

· Innovation och kreativitet: Hackathons, tvärfunktionella workshops.

· Kundrelationshantering: Kundnöjdhetsundersökningar, förbättrad kundsupport.

· Digital transformation: Implementering av digitala verktyg, dataanalysprojekt.

· Mål- och strategiutveckling: Strategiska planeringssessioner, riskhantering.

· Internkommunikation och företagskultur: Teambuilding, ledarskapsutveckling.

· Hållbarhetsarbete: Miljö- och CSR-projekt.

· Förbättring av arbetsmiljön: Ergonomiska arbetsplatser, hybridarbeteslösningar.

· Interna projekt: Förbättring av onboarding, interna feedback-loopar.