Samarbete är ett val du gör hos Patent och Registreringsverket

Ett stort europeiskt samarbete

Idag får PRV in färre ansökningar som ska gälla på nationell nivå än tidigare, enligt Anna Ptasnik, Head of PMO på PRV; ”Vi ser ett behov av att kunna erbjuda kunderna en effektiv hantering av ansökningar och stöd i ansökningsprocessen. Kan vi inte svara upp mot det behovet så kommer våra kunder söka en annan väg för att få skydd på sina immateriella tillgångar. Projektet har inneburit ett brett europeiskt samarbete. Det har varit en av de största förändringsinsatser på PRV vad gäller teknik och verksamhet. Ko-ordinering av arbetsströmmar, leveranser, ca 90 projektdeltagare i geografiskt sprida utvecklingsteam har varit en utmanande uppgift. Projektets styrkor har varit tvärfunktionellt och internationellt samarbete samt lärande.  

För fyra år sedan började PRV titta på möjligheterna att byta ärendehanteringssystem från deras dåvarande system, eDVArd. Systemet var helt egenutvecklat och därmed fanns all kunskap om systemet enbart hos PRV. I och med en förändrad behovsbild hos de som söker patent, varumärkes -och designskydd behövde PRV se över hur de kan fortsätta leverera på sin målbild och bli bättre rustade för nya förändringar. Förstudien inför systembytet blev startskottet på en stor förändringsresa hos PRV, berättar Patrik Rönnqvist, Avdelningschef för Varumärke & Design på PRV: ”För oss handlade det här projektet delvis om att kunna fortsätta leverera på vårt regleringsbrev som regeringen har gett oss, vilket bland annat innefattar svarstid för de som ansöker om skydd. Men framtiden är föränderlig, och genom att byta system till BackOffice, så ingår vi i ett community som kan stödja oss i drift, utveckling och handläggning. Vi kan fritt ta del av det som skapas av andra europeiska länder och anpassa det efter våra egna behov. Så delvis handlar förflyttningen om ett behov här och nu, men framför allt rustar vi inför framtiden”, fortsätter Patrik.  

EUIPO står för European Union Intellectual Property Office; EU:s myndighet för varumärkes- och designskydd. Som medlem i EU är Sverige en partner till EUIPO, som ansvarar för gemenskapsvarumärken och gemenskapsformgivning, det vill säga ett skydd för varumärket eller designen i hela EU. Genom att byta system till EUIPO:s system BackOffice blir PRV en del av ett större sammanhang och kan möta framtida utmaningar med helt andra förutsättningar än de kan med ett egenutvecklat system.

Från eDVArd till Back Office

• Ett av de största förändrings- och utvecklingsarbeten på PRV de senaste decennierna.  
• Projektet startade 2019 och det nya ärendehanteringssystemet lanserades 2022.  
• Ett stort internationellt samarbete inom EU.

Samarbete som kräver vilja

Alla som har varit med om ett systembyte vet att ett lyckat projekt inte bara handlar om teknisk kompetens. Det handlar i mångt och mycket om kultur och medarbetare, ändrade arbetssätt och inte minst vilja och förmåga att samarbeta samt att ha finansiering på plats. Maziar Soltani, CIO på PRV, nämner också lojalitet som en stor bidragande faktor till att projektet lyckades: ”I det här projektet, som har pågått under totalt 4 års tid inklusive förstudie, har vi alla behövt ha olika hattar på oss. Även Annika (Martinsson, Managementkonsult på Forefront, reds. anm.) har behövt axla olika roller. En stark bidragande faktor till att det har gått så pass bra att genomföra projektet – att lyckas leverera på utsatt tid trots att en pandemi bröt ut i mitten – är att vi har haft väldigt lojala projektmedlemmar. Då menar jag anställda och partners, såsom Forefront och EUIPO. Professionaliteten har genomsyrat alla som har varit inblandade.”

Så stärks PRV med BackOffice

• Med Backoffice stärks PRVs förmåga att leverera rättssäkra och tydliga beslut inom design och varumärke.  
• Plattformen stärker PRVs omställningsförmåga när det kommer till förändringar på marknaden och agera på kundernas behov.  
• I samverkan med andra immaterialrättsmyndigheter skapas förutsättningar för gemensam vidareutveckling av plattformen och dess tillhörande tjänster.

Agilitet ända ut i fingerspetsarna

Att agilitet är starkt kopplat till mindre projekt är inte så konstigt – det är lättast att börja med att applicera agila arbetsprocesser på mindre projekt. Med det sagt är agila arbetsmetoder fullt applicerbara på större projekt, som ett flerårigt systembytes-projekt. Men det gäller att ha rätt kompetens på plats och att arbeta med förändringsledning enligt PRVs CIO Maziar Soltani: ”Att göra en förflyttning mot det agila förutsätter ett annat mindset, vilja och engagemang att gå utanför sin comfort zone och våga lära sig kontinuerligt. Alla i teamet får jobba med nya verktyg, nya kollegor och nya förutsättningar – det är roligt, men resan måste hanteras på rätt sätt. Ett exempel på nya ways of working är att byta arbetsspråk, vilket vi behövde göra. Det kan ses som en parentes i det stora, men att byta arbetsspråk över en natt kräver samarbetsvilja från alla teammedlemmar. Oavsett utmaning var vi alla med på att vi skulle göra det här tillsammans med våra partners. Har du rätt inställning och en tydlig målbild så kan du klara av dessa utmaningar.”

Som CIO är Maziar ansvarig för avdelningen för Utveckling & Digitalisering. I den avdelningen ingår driftenheten, verksamhetsutveckling, systemutveckling, arkitektur samt PRVs projektkontor med Anna Ptasnik i spetsen. Anna märker, precis som så många andra, av ett skifte där IT sakta men säkert närmar sig kärnverksamheten: ”Förut hette vi IT-funktionen, men ju närmare vi kommer in i verksamheten har vi upptäckt att vi är med och utvecklar själva verksamheten. Det är fantastiskt att se hur vi jobbar bättre ju mer vi jobbar tillsammans,” berättar Anna.

Sudda ut gränserna mellan Vi och Dom

Att arbeta tillsammans handlar i mångt och mycket om att våga sudda ut gränserna mellan verksamhet, samarbetspartners och leverantörer. Att undvika blame-game vid oväntade hinder och att arbeta som ett och samma team är av största vikt för att lyckas med så pass stora projekt som PRVs BackOffice projekt enligt Maziar: ”Man behöver inte alltid ha allt på plats hos sig själv för att ta stora kliv. Vi var den första liknande myndigheten i Europa som gjorde den här sortens projekt, och vi har inte all kompetens in house som krävs för att göra den här typen av förflyttning. Då är det tryggt att ha en flexibel partner med rätt kompetens och ha en kontinuerlig dialog om vad vi behöver, och när vi behöver det. Alla parter ville ro det här projektet i hamn och våra utmaningar var gemensamma. Samarbete är ett val man gör, helt enkelt.”

Fler spännande Forefront-uppdrag hos PRV

• Framtagande av IT:s målbild och riktning.
• Tillgänglighets analys- och anpassning till WCAG-regelverket för prv.se
• Ökad konverteringsgrad för ansökningar på prv.se med hjälp av UX-insatser, baserade på kundinsiktsarbeten.
• Förvaltningsåtagande för prv.se
• Flera resursuppdrag inom områden som systemutveckling, arkitektur, projektledning, verksamhetsanalys och krav.

Annika Martinsson, Managementkonsult på Forefront sen 8 år tillbaka, har arbetat med BackOffice projektet på PRV sedan april 2020. När vi frågar Annika om vad som lämnat störst avtryck hos henne berättar hon om en organisation som genomgått en stor transformation på olika plan.

”Jag är så glad att se att många av de agila metoderna vi på Forefront hjälpt till att föra in på PRV nu är standard. Många medarbetare ser det positiva i att arbeta agilt och jag ser en riktig förändring i förmåga bryta ner utvecklingsarbeten samt reflektera och ständigt förbättra sina arbetssätt för att nå sina mål. Det är sådana här projekt som gör att jag älskar mitt jobb – att se riktig förändring som stannar kvar över tid”.

Maziar håller med Annika, och flikar in: ”Det agila arbetssättet har välkomnats varmt. Det drivs parallella projekt och teammedlemmarna i de teamen har frågat Annika hur de kan anamma de agila processerna i de nya projekten. Det smittar av sig, väldigt mycket. Sen har alla olika förståelser för vad ”agilt” är. För oss på Utveckling & Digitalisering handlar det om att kunna lyssna in, leverera snabbt, få feedback och kunna justera. Det har vi lyckats med gällande implementationen av BackOffice.” Anna Ptasnik instämmer, och lägger till: ”Vi har länge velat arbeta agilt, men det var först när Annika kom in som projektledare som vår leverans till verksamheten blev agil. Nu när vi håller vårt nya mindset vid liv ser vi ringar på vattnet som ger effekt på hela verksamheten – riktigt spännande!”

Att leda en förändring

Dagens CIOs har helt andra utmaningar idag jämfört med för 10 år sen. Hur ska dagens ledare tänka när det kommer till förändringsledning för att bäst lyckas med ett stort förändringsprojekt, såsom införandet av BackOffice? Vi frågade Maziar som svarade: ”Jag tror man behöver arbeta med syftet: Varför vill du göra en förändring? För oss handlar det om att vi måste ”PRV-isera” utvecklingen som behöver ske, det vill säga anpassa utvecklingen och processen som följer efter våra förmågor och våra behov. Som CIO har du en nyckelroll i att anpassa teamet utefter målbilden. Det här projektet bestod av fyra pelare, där Förändringsledning var en av pelarna. Där behöver jag ge en eloge till Forefront, för utan perspektivet Förändringsledning hade vi inte lyckats med den här transformationen.”

Maziar betonar att PRVs skifte från eDVArd till boDVAr må vara ett tekniskt projekt, men det är inte tekniken som är den största leveransen från Forefront: ”Det som kommer kvarstå hos oss är inte systemet i sig – där blir vi aldrig klara och det kommer alltid behövas nya utvecklingar för att möta behov. Det som kvarstår är att vi har etablerat helt nya arbetssätt mot det agila och har framtidssäkrat genom att delta i ett Europeiskt community. Med lika värdegrunder har vi – PRV, Forefront och EUIPO – gått från kund och leverantör till likvärdiga partners, och det känns riktigt, riktigt bra.”