En gemensam grund för samarbete och förståelse
När olika team använder skilda begrepp för att beskriva samma företeelser riskerar vi att tala förbi varandra, skapa missförstånd och till och med orsaka allvarliga misstag. Här kommer begreppsmodellering in som en lösning. Genom att skapa en gemensam modell för organisationens viktigaste begrepp kan vi få ett språk som alla förstår och en enad grund att stå på. Att enas kring gemensamma termer är inte bara en fråga om intern effektivitet utan också en fråga om kvalitetssäkring, regelefterlevnad och, i slutändan, en fråga om att kunna samarbeta på riktigt och på så vis nå verksamhetens mål.
Begreppsmodellering innebär att organisationens centrala termer och begrepp struktureras upp i en modell som tydligt visar hur de relaterar till varandra. Det kan handla om att tydligt definiera vad som menas med termer som ”kund”, ” avtal” eller ”utvecklingsinitiativ” så att alla avdelningar använder samma ord på ett konsekvent sätt. På så sätt kan vi prata tvärs organisatoriska gränser utan att behöva tolka varandras synsätt, och IT kan bygga system som speglar verksamhetens sanna behov.
En tydlig begreppsmodell fungerar som en karta över organisationens logik och gör att alla avdelningar och roller får en gemensam grund att stå på. Denna typ av modell bygger inte bara förståelse utan ger också en struktur som hjälper till att säkra kvaliteten i såväl intern kommunikation som leverans till kunder eller medlemmar.
Riskerna med att inte tala samma språk
När olika delar av organisationen använder egna termer och begrepp för att beskriva samma saker ökar risken för missförstånd, motsättningar och ineffektiva arbetsprocesser. Detta leder ofta i sin tur till samarbetssvårigheter och andra icke-önskvärda konsekvenser:
Effektivitet och produktivitet påverkas negativt
När team måste lägga tid på att reda ut vad andra menar eller omformulera sina egna uttryck skapas en onödig tidsåtgång och en frustration som försvårar samarbetet. Små missförstånd kan snabbt växa och resultera i omfattande omarbetningar, dubbelarbete eller till och med felaktiga beslut.
Risk för felaktigheter som påverkar kvalitet och varumärke
Olika tolkningar av viktiga begrepp kan leda till fel i arbetet. Om exempelvis marknadsavdelningen har en annan syn på vad ”kunddata” innebär jämfört med vad leveransavdelningen har, finns det risk för att organisationen hanterar data på ett sätt som leder till brister i leveransen och försämrad kundupplevelse.
Regelefterlevnad (compliance) äventyras
Idag ställs höga krav på att organisationer ska följa lagar och förordningar, såsom GDPR inom dataskydd eller SOX (Sarbanes-Oxley Act) inom finansiell rapportering. Om inte alla i organisationen har samma uppfattning om vad som räknas som personlig data, kundinformation eller kritiska finansiella dokument kan det leda till allvarliga regelbrott och juridiska konsekvenser. Att ha en gemensam begreppsmodell kan säkerställa att hela verksamheten hanterar efterlevnadsfrågor enhetligt och korrekt.
Svårigheter i beslutsfattandet
Om verksamheten inte har en samstämmig bild av exempelvis vad ett ”kund” är eller vad som avses med ”produkt”, blir det svårt att analysera data och fatta beslut som gynnar organisationens långsiktiga mål. Beslutsfattare och ledare inom olika avdelningar riskerar att tolka informationen på olika sätt, och det blir det svårare att fatta välgrundade beslut.
En femstegsraket för att ta fram er begreppsmodell
Genom att investera i begreppsmodellering kan vi minimera dessa risker och skapa en grund där olika team och roller talar samma språk, vilket är en förutsättning för kvalitet och stabilitet. Nedan följer en väldigt övergripande beskrivning av hur du går tillväga för att ta fram en begreppsmodellering.
- En verksamhets- eller informationsarkitekt leder och faciliterar arbetet, och tar fram ett första utkast av visualiserad modell.
- Modellen itereras successivt med intressenter för att säkerställa att alla relevanta perspektiv är beaktade.
- Modellen itereras sedan i grupp, med nyckelpersoner som täcker alla perspektiven.
- När modellen känns tillräckligt stabilt börjar ni skriva definitioner. Dela upp ansvaret för att få första utkast på de olika definitionerna, och iterera sedan i grupp.
- Iterationer i grupp med flera perspektiv representerade leder till hög kvalitet och slutprodukten blir mycket stabil och värdefull.
Bygg starkare och mer framgångsrika team med begreppsmodellering
En väl genomförd begreppsmodellering är mer än bara ett sätt att effektivisera den interna kommunikationen – det är ett sätt att bygga en robust och framåtblickande organisation. En gemensam bild och gemensamt språk gör introduktion av nya kollegor enhetlig och tydlig. När alla avdelningar förstår och använder samma begrepp minskar risken för att felaktiga tolkningar påverkar verksamhetens resultat. En gemensam modell är också en grund för långsiktighet, som gör det lättare att snabbt anpassa sig till förändrade marknadsförutsättningar och lagkrav utan att tappa fart eller kvalitet.
I en tid då vi ständigt ställs inför nya krav från både kunder, medlemmar och lagstiftning kan en gemensam begreppsmodell fungera som en stabil grund för innovation, effektivitet och samarbete. Att förstå och tala samma språk är inte bara bra för arbetsmiljön – det är avgörande för att möta framtidens utmaningar på ett samlat, strukturerat och strategiskt sätt. Jag och mina kollegor finns här för att hjälpa er med begreppsmodellering, verksamhetsstyrning, och mycket, mycket mer.